4 نوع سیستم کنترل در مدیریت کدامند؟
سیستم های کنترل نقش مهمی در مدیریت و عملکرد موفق هر سازمان ایفا می کنند. آنها برای اطمینان از دستیابی به اهداف و اهداف، تخصیص موثر منابع و انجام کارآمد عملیات طراحی شده اند. سیستم های کنترل چارچوبی را برای نظارت و ارزیابی عملکرد، ایجاد تنظیمات لازم و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه فراهم می کنند. در این مقاله، چهار نوع سیستم کنترلی که معمولاً در مدیریت به کار میروند را مورد بحث قرار میدهیم.
1. کنترل پیشخور
کنترل پیشخور نوعی سیستم کنترل فعال است که بر روی پرداختن به مسائل بالقوه قبل از وقوع تمرکز می کند. این شامل شناسایی و تجزیه و تحلیل خطرات بالقوه و انجام اقدامات اصلاحی برای جلوگیری از بروز مشکلات در وهله اول است. این نوع کنترل به ویژه در محیط های پیچیده و پویا که تغییرات می توانند به سرعت اتفاق بیفتند مفید است.
سازمان ها اغلب از کنترل پیشخور استفاده می کنند تا اطمینان حاصل کنند که فرآیندها، رویه ها و سیستم ها به خوبی طراحی شده و به درستی اجرا می شوند. به عنوان مثال، هنگام عرضه یک محصول جدید، یک شرکت ممکن است تحقیقات بازار گسترده ای انجام دهد، رقبا را ارزیابی کند و بازخورد مشتریان را قبل از عرضه واقعی جمع آوری کند. این تحلیل پیشگیرانه به شناسایی چالش ها و فرصت ها در مراحل اولیه کمک می کند و سازمان را قادر می سازد تا تنظیمات لازم را برای بهبود شانس موفقیت انجام دهد.
2. کنترل همزمان
کنترل همزمان بر نظارت بر فعالیتهای جاری در حین گسترش تمرکز دارد. این شامل مشاهده و ارزیابی در زمان واقعی عملکرد است تا اطمینان حاصل شود که فعالیت ها با استانداردها و اهداف تعیین شده همسو هستند. این نوع سیستم کنترل، بازخورد و مداخله فوری را ممکن میسازد و به سازمانها اجازه میدهد تا به سرعت انحرافات از نتایج مورد نظر را شناسایی و تصحیح کنند.
یک مثال کلاسیک از کنترل همزمان، کنترل کیفیت در خط تولید است. ناظران اغلب به دقت بر هر مرحله از فرآیند تولید نظارت می کنند تا اطمینان حاصل کنند که محصولات با مشخصات مورد نیاز مطابقت دارند. در صورت شناسایی هر گونه نقص یا انحراف، اقدامات اصلاحی فوری می توان انجام داد، مانند تنظیم تنظیمات دستگاه یا آموزش مجدد کارکنان. کنترل همزمان به به حداقل رساندن خطاها و تضمین کیفیت ثابت کمک می کند.
3. کنترل بازخورد
کنترل بازخورد پرکاربردترین نوع سیستم کنترل در مدیریت است. این شامل مقایسه عملکرد واقعی با استانداردها یا اهداف از پیش تعریف شده و انجام اقدامات اصلاحی بر اساس بازخورد دریافتی است. این سیستم کنترل بر جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها در مورد عملکرد گذشته برای ارزیابی اینکه آیا اهداف برآورده شده اند یا از آنها فراتر رفته است متکی است.
شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) اغلب در کنترل بازخورد استفاده می شود. این متغیرهای قابل اندازهگیری، سازمانها را قادر میسازد تا پیشرفت را ردیابی کنند، زمینههای بهبود را شناسایی کنند و تصمیمات آگاهانه بگیرند. به عنوان مثال، یک تیم فروش ممکن است یک KPI برای درآمد ماهانه داشته باشد. با مقایسه درآمد واقعی با هدف، تیم میتواند تعیین کند که آیا برای رسیدن به هدف به تلاش بیشتری نیاز است یا خیر و استراتژیهای فروش خود را بر این اساس تنظیم میکند.
4. خودکنترلی
خودکنترلی یک سیستم کنترلی است که بر مسئولیت فردی و خودتنظیمی تاکید دارد. هدف آن توانمندسازی کارکنان برای نظارت و مدیریت عملکردشان است و آنها را برای اقدامات و نتایج خود پاسخگو میسازد. خودکنترلی حس مالکیت و ابتکار را در سازمان پرورش می دهد، زیرا افراد به کار خود افتخار می کنند و برای بهبود مستمر تلاش می کنند.
برای تسهیل خودکنترلی، سازمان ها باید انتظارات روشنی ایجاد کنند و ابزارها و منابع لازم را در اختیار کارکنان قرار دهند. برنامههای آموزشی و توسعه میتوانند با تجهیز افراد به مهارتها و دانش مورد نیاز برای ارزیابی عملکرد خود به تقویت خودکنترلی کمک کنند. ارزیابی عملکرد منظم و بازخورد سازنده نیز نقش مهمی در حمایت از خودکنترلی در سازمان ایفا می کند.
نتیجه
سیستم های کنترل برای مدیریت موثر و موفقیت سازمانی حیاتی هستند. با به کارگیری چهار نوع سیستم کنترل - کنترل پیشخور، کنترل همزمان، کنترل بازخورد و خودکنترلی - سازمان ها می توانند عملیات خود را برای دستیابی به نتایج مطلوب نظارت، ارزیابی و تنظیم کنند. با ترکیب این سیستم های کنترلی به صورت استراتژیک، کسب و کارها می توانند کارایی را بهبود بخشند، تخصیص منابع را بهینه کنند و فرهنگ بهبود مستمر را پرورش دهند. درک انواع مختلف سیستم های کنترلی، مدیران را قادر می سازد تا پایه ای محکم برای رشد و عملکرد سازمانی ایجاد کنند.