**معرفی
سیستم کنترل مدیریت یک جنبه حیاتی از عملکرد سازمانی است که بدون آن سازمان نمی تواند به اهداف تعیین شده خود دست یابد. این سیستم شامل استفاده از ابزارها، تکنیک ها و فرآیندهای مختلف مدیریتی است که به کنترل و نظارت بر جنبه های مختلف یک سازمان کمک می کند. این جنبه ها ممکن است شامل عملیات، امور مالی، منابع انسانی و بازاریابی در میان سایر موارد باشد. در این مقاله به بررسی چهار عنصر سیستم کنترل مدیریت می پردازیم که هر سازمانی باید برای دستیابی به آن تلاش کند.
** عنصر 1: برنامه ریزی
برنامه ریزی یک عنصر اساسی در سیستم کنترل مدیریت است. فرآیند تعیین اهداف، تعیین منابع لازم و تدوین استراتژی هایی است که به سازمان در دستیابی به اهدافش کمک می کند. برنامه ریزی شامل تجزیه و تحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای سازمان و سپس شناسایی بهترین مسیر اقدامات برای پیگیری است. این عنصر در جهت دهی و تمرکز برای یک سازمان مهم است.
فرآیند برنامه ریزی شامل مراحل مختلفی از جمله تعیین اهداف، ارزیابی منابع، پیش بینی، توسعه استراتژی ها و انتخاب بهترین مسیر عمل می باشد. یک فرآیند برنامه ریزی به خوبی اجرا شده، توانایی سازمان را برای انطباق با تغییرات محیط خارجی افزایش می دهد. این به نوبه خود رقابت پذیری سازمان را افزایش می دهد و رشد و پایداری بلند مدت آن را تضمین می کند.
** عنصر 2: کنترل
کنترل یکی دیگر از عناصر سیستم کنترل مدیریت است. این فرآیند نظارت بر فعالیت ها و حصول اطمینان از انجام آنها مطابق با برنامه های از پیش تعیین شده است. این عنصر در حصول اطمینان از اینکه یک سازمان در مسیر دستیابی به اهداف خود باقی می ماند حیاتی است.
فرآیند کنترل شامل ایجاد استانداردها، اندازه گیری عملکرد واقعی، مقایسه این دو، شناسایی انحرافات و انجام اقدامات اصلاحی است. این فرصتی را برای مدیریت فراهم می کند تا مناطقی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کند. این عنصر در به حداقل رساندن انحرافات از عملکرد مورد انتظار، کاهش ضایعات و بهبود کارایی مهم است.
** عنصر 3: هماهنگی
هماهنگی یکی دیگر از عناصر مهم سیستم کنترل مدیریت است. این فرآیند حصول اطمینان از اینکه فعالیت های مختلف درون سازمان هماهنگ شده و با هم در جهت دستیابی به اهداف سازمان کار می کنند. این عنصر در اجتناب از اقدامات متناقضی که ممکن است منجر به عملکرد ضعیف یا شکست در دستیابی به اهداف تعیین شده شود، بسیار مهم است.
فرآیند هماهنگی شامل ارتباط، همکاری و همکاری بین بخش ها و افراد مختلف در سازمان است. سازمانی که به خوبی هماهنگ شده باشد قادر است در چارچوب زمانی تعیین شده و با حداقل منابع به اهداف خود دست یابد. همچنین توانایی سازمان را برای پاسخگویی به تغییرات محیط خارجی افزایش می دهد.
** عنصر 4: ارتباطات
ارتباطات آخرین عنصر سیستم کنترل مدیریت است. این شامل تبادل اطلاعات، ایده ها، نظرات و دستورالعمل ها بین افراد در سازمان است. این عنصر در حصول اطمینان از اینکه همه افراد در سازمان اهداف، استراتژی ها و برنامه های سازمان را درک می کنند بسیار مهم است.
فرآیند ارتباط شامل ارتباطات رسمی و غیررسمی است. ارتباطات رسمی شامل یادداشتها، گزارشها، خطمشیها و رویهها میشود، در حالی که ارتباطات غیررسمی شامل مکالمات چهره به چهره، ایمیلها و تماسهای تلفنی از جمله موارد دیگر است. یک فرآیند ارتباطی که به خوبی اجرا شده است، توانایی سازمان را برای انتشار اطلاعات و استخراج بازخورد افزایش می دهد. همچنین تصمیم گیری را افزایش می دهد و تضمین می کند که همه افراد در سازمان برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می کنند.
**نتیجه
در نتیجه، سیستم کنترل مدیریت یک جنبه ضروری از عملکرد سازمانی است. این شامل استفاده از چهار عنصر از جمله برنامه ریزی، کنترل، هماهنگی و ارتباطات است تا اطمینان حاصل شود که سازمان به اهداف تعیین شده خود دست می یابد. این عناصر به هم مرتبط هستند و برای اثربخشی به یکدیگر متکی هستند. یک سیستم کنترل مدیریت به خوبی پیاده سازی شده، توانایی سازمان را برای انطباق با تغییرات محیط خارجی افزایش می دهد، کارایی را بهبود می بخشد و رشد و پایداری بلندمدت را تضمین می کند.